Undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning

Vedlegg 2

Statsrådens svar

Statsråden

Postadresse: Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon* 22 24 90 90 Org no.: 972 417 858 Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning - Statsrådens svarbrev Jeg viser til brev av 26. april d.å. vedrørende Riksrevisjonens utkast til Dokument 3:X (2016-2017) Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning. Riksrevisor ber meg i det ovennevnte brev om å redegjøre for hvordan Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) vil følge opp Riksrevisjonens anbefalinger, og eventuelt om departementet er uenig med Riksrevisjonen. Det bes også om at eventuelle kommentarer og synspunkter fra Justis- og beredskapsdepartementet (JD) og Kultur- departementet (KUD) samordnes i svaret.

Riksrevisjonen bemerker innledningsvis i utkast til Dokument 3 at selv om KMD er ansvarlig for statlig forvaltningspolitikk, KUD forvalter arkivloven, og JD forvalter offentleglova og forvaltningsloven, har hvert fagdepartement et selvstendig ansvar for etterlevelse av kravene til arkivering, journalføring og behandling av innsynskrav i egen virksomhet.

Dette er en forståelse av ansvarsprinsippet som jeg deler, og som øvrige statsråder vil legge til grunn for det videre oppfølgingsarbeidet på dette området.

I oppfølgingen av Riksrevisjonens anbefalinger er det videre viktig å understreke at det å ha ansvar for et lovverk, ikke innebærer et ansvar for andres etterlevelse av loven, og heller ikke et ansvar for omfattende undervisningstiltak mv. Ansvaret for etterlevelse og god intern- kontroll ligger til hvert enkelt forvaltningsorgan.

Jeg vil vise til at revisjonskriteriene som Riksrevisjonen har lagt til grunn i denne forvaltnings- revisjonen, hovedsakelig er hentet ut fra offentleglova og arkivloven med forklaringer. Jeg er enig i at KMD har et ansvar for at dokumenter er tilgjengelige i elektronisk form, men det er viktig å presisere at dette ansvaret er avgrenset til Offentlig elektronisk postjournal (OEP), som forvaltes av Direktorat for forvaltning og IKT (Difi). Forvaltningspolitikken fastsetter felles rammer for hvordan forvaltningen bør arbeide og være organisert. KMD har et overordnet

Unntatt offentlighet, offl. § 5 andre ledd Deres ref 2016/00084 Vår ref 15/4140-45 Dato 10. mai 2017

Dokument 3:10 (2016–2017) Rapport Dokument 3:10 (2016–2017) Statsrådens svar

Side 2

ansvar for forvaltningspolitikkens prinsipper. Hver enkelt sektor, departement og underliggende virksomhet har imidlertid et selvstendig ansvar for å organisere seg og arbeide slik at de politiske målene blir nådd, jf. også St. meld.nr.19 (2008-2009).

Riksrevisjonen skriver i sitt utkast til Dokument 3 at det er betydelige svakheter i store deler av statlig forvaltning både når det gjelder arkivering og praktisering av offentlighetslovens ulike bestemmelser, og mener at dette er en forvaltningspolitisk utfordring som krever bred tilnærming. Riksrevisjonen anbefaler at KMD:

• tar initiativ overfor de øvrige departementene for at arkivtjenestene i hvert

departement gjennom intern opplæring, veiledning og kontrollmekanismer kan bidra til at arkivverdige saksdokumenter i større grad blir arkivert

• i samarbeid med Kulturdepartementet tar initiativ til at det blir utarbeidet

veiledningsmateriale og utvikles mer brukervennlig programvare for å bedre arkiveringspraksisen i statlig forvaltning

• i samarbeid med Kulturdepartementet vurderer tiltak for å korte ned gjennomsnittlig

journalføringstid

• tar initiativ overfor Justis- og beredskapsdepartementet slik at de iverksetter

nødvendige tiltak for å styrke kunnskapen om korrekt bruk av forhåndsunntak av dokumenter

• tar initiativ overfor Justis- og beredskapsdepartementet for å bedre

statsforvaltningens etterlevelse av offentlighetslovens prinsipper og krav. Dette innebærer å identifisere konkrete tiltak for å styrke kunnskapen blant saksbehandlere og ledere om bestemmelsene for når dokumenter kan unntas fra innsyn og om hvilke kriterier som skal legges til grunn for vurderinger av merinnsyn

Jeg mener at Riksrevisjonen her går for langt i å fordele oppgavene mellom departementene. I dette ligger også at Riksrevisjonen trekker mitt ansvar innenfor arkivering, journalføring og offentlighet i forvaltningen for langt. Hovedansvaret for arkivloven og offentleglova ligger i andre departementer.

Jeg har ansvar for tre tverrgående tiltak/tjenester på dette området. For det første utvikler Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) tverrgående opplæringstilbud for forvaltningen som kommer i tillegg til sektor/departementsvise opplæringstilbud. Difi har 2015 lansert et e- læringskurs om offentleglova som gir opplæring i åpenhet, meroffentlighet, innsyns- prosessens ABC og unntak fra åpenhet. Difi arbeider generelt med ulike tiltak for å få statlige virksomheter til å ta i bruk bl.a. dette e-læringskurset i sine kompetanseutviklingsplaner.

For det andre er det bevilget midler til Difi for å utvikle ny Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) i 2016 og 2017. Den nye løsningen (eInnsyn) vil være ferdig utviklet i løpet av første halvår 2017 og være i drift fra 1.1.2018. Den nye løsningen vil blant annet gi bedre og mer effektive funksjoner for innsyn og legge til rette for publisering av dokument i tillegg til offentlig journal der dette er hensiktsmessig. I utviklingen av løsningen har det vært nært

Dokument 3:10 (2016–2017) RapportDokument 3:10 (2016–2017) Statsrådens svar

Side 3

samarbeid med saks- og arkivsystemleverandørene. Ny eInnsynsløsning vil være en viktig forbedring av et allerede etablert tverrgående tiltak for økt åpenhet i forvaltningen.

For det tredje tar Riksrevisjonen opp manglende brukervennlighet i saks- og arkivsystemet som en felles utfordring på tvers av statlige virksomheter. Det pekes på at KMD og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) bør ta initiativ til at det utvikles mer brukervennlige systemer som understøtter god arkiveringspraksis og dokumentfangst. Her vil jeg presisere at DSS leverer saksbehandlingssystem til de 11 departementene som er på felles IKT-plattform. Jeg vil følge opp avdekkede behov for forbedret brukerfunksjonalitet i arbeidet med ny versjon av dagens saks- og arkivsystem (websak2-prosjektet). Øvrige departementer, inkludert Statsministerens kontor, drifter eget IKT-system, inkludert saksbehandlingssystem. Det er med andre ord hvert enkelt departement sitt ansvar å velge oppsett av saksbehandlingssystem, utvikling av god praksis, opplæring til egne ansatte og brukerstøtte.

Når det gjelder oppfølgingen av anbefalingene innenfor arkivområdet, som Kulturministeren har ansvaret for gjennom arkivloven, vil det bli tatt initiativ til at det blir utarbeidet relevant veiledningsmateriale om journalføringsplikten og arkivplikten. Kulturministeren vil i samarbeid med meg vurdere nærmere ulike tverrgående kompetansetiltak i saks- og arkivsystemet rettet mot statlige virksomheter. Her kan utvikling av et eget e-læringskurs være en av alternativene som må vurderes nærmere.

Riksrevisjonens undersøkelse viser at det er behov for bedre opplæring og mer utfyllende informasjon om forhåndsunntak, bedre etterlevelse av offentleglova generelt og kompetanse- tiltak knyttet til lovens unntaksregler og praktiseringen av merinnsyn. Justisministeren og jeg er enige om i samarbeid å gripe fatt i utfordringene.

Avslutningsvis vil jeg gjerne understreke at Riksrevisjonens undersøkelse er viktig, fordi den avdekker åpenbare utfordringer for forvaltningen på tvers av sektorgrensene, knyttet til etterlevelse av regelverk for arkivering, journalføring og åpenhet. Undersøkelsen blir et viktig innspill til det kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeidet vi alle gjør på dette området. Jeg ønsker også å påpeke at oppfølging av de forhold og svakheter som Riksrevisjonen har kommet frem til gjennom sin undersøkelse, nødvendigvis vil måtte ta noe tid.

Med hilsen

Jan Tore Sanner