Vedlegg 6
Statsrådens svar
a DET KONGELIGE JUSTIS- OG BEREDSKAPSDEPARTEMENT Justis- og beredskapsministeren Deres ref. 2021/00124-111 Vår ref. 15/6784- SWE Dato 12.11.2021 Svar på oversendelse av Dokument 3:x -- Riksrevisjonens oppfølging av Dokument 3:10 (2016-2017) om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning Justis- og beredskapsdepartementet viser til oversendelse av Riksrevisjonens Dokument 3:x (2021-2022) datert 26. oktober 2021 og til departementets tidligere oversendelser, herunder brev 13. september 2021. Vi har noen ytterligere innspill, i første rekke til fremstillingen i dokumentet datert 26. oktober 2021. Generelt om innsyn, journalføring og journalforingstid Departementet understreker at retten til innsyn i saksdokumenter er grunnleggende i en åpen forvaltning. For å sikre denne retten og en forsvarlig dokumentasjon er det viktig at dokumenter journalføres og arkiveres på riktig måte. Departementet støtter Riksrevisjonens arbeid på dette feltet og slutter seg til at etterlevelsen av offentleglova og arkivregelverket bør bli enda bedre enn i dag. Manglende arkivering og journalføring svekker de grunnleggende hensynene som ligger bak innsynsretten og offentleglova, som muligheten for offentlig debatt og demokratisk kontroll utenfra i saker som er til behandling i forvaltningen. Riksrevisjonens rapportutkast 31. august 2021 viser i punkt 3.5 at gjennomsnittlig journalføringstid i departementsfellesskapet er kortet ned fra 31 til 24 dager. Justis- og beredskapsdepartementet har fremdeles lengre joumalføringstid enn ønskelig, men har fra 2015 til 2020 redusert gjennomsnittlig journalføringstid med hele 23 dager. Dette har skjedd i samme periode som antall journalførte dokumenter er økt med 10 000 til 66 000 i 2020. Dette er en positiv utvikling som tilsier at iverksatte tiltak har fungert. Departementet arbeider kontinuerlig for å effektivisere journalføringspraksis. I tiden Postadresse: Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo Kontoradresse: Gullhaug Torg 4A Telefon: 22 24 51 00 Org. nr.: 972 417 831
fremover vil departementet følge opp med ytterligere forbedret og raskere journal- føring, blant annet gjennom interne kurs og gjennomgang av eksisterende rutiner. I tillegg deltar departementet aktivt i arbeidet med nytt sak- og arkivsystem, som skal legge til rette for større grad av digitalisering og automatisering. Det nevnes for ordens skyld at Riksrevisjonens funn ved stikkprøvekontroll av doku- menter i henholdsvis Justis- og beredskapsdepartementet og Politidirektoratet (dokument 26. oktober 2021 på s. 5) ikke kan gi grunnlag for noen generelle slutninger. Det sier i alle fall ikke noe om mangler ved journalføringen i Justis- og beredskapsdepartementet. Til punkt 3.2 om interne dokumenter i regjeringen Punkt 3.2 omhandler blant annet i hvilke tilfeller regjeringen, Statsministerens kontor og departementene regnes som ett og samme organ etter offentleglova § 14. Det kan synes som om Riksrevisjonen antar at dette bare skulle gjelde dokumenter som blir utvekslet mellom departementer i forbindelse med en regjeringskonferanse. I Ot. prp. nr. 102 (2004-2005) side 131 heter det imidlertid at når det gjelder departementene «må utgreiinga ovanfor utdjupast noko. Regjeringa som kollegium må såleis reknast som eitt organ. I høve til dokument som gjeld utarbeiding av regjeringsnotat, utkast til slike notat og andre utkast til dokument som blir utveksla i samband med ein regjeringskonferanse, må alle departementa som er involverte reknast som eitt og same organ, slik at slike dokument vil vere omfatta av første ledd. Det same gjeld for doku- ment som blir utveksla i samband med saksbehandlinga i statssekretærutval og andre utval innan regjeringa.» Det er altså ikke sagt noe her om at bare dokumenter som utveksles i forbindelse med regjeringskonferanser, kan regnes som organinterne innenfor regjeringen. Det heter derimot at regjeringen «som kollegium» må regnes som ett og samme organ, og det sies direkte at unntaket for organinterne dokumenter også gjelder dokumenter som utveksles i forbindelse med utvalg innenfor regjeringen. Det er heller ikke sagt noe om at det bare er i disse nevnte tilfellene at dokumenter som utveksles innenfor regjer- ingen, er å regne som organinterne. Tilfellene som nevnes, er typiske eksempler på slike dokumenter, men de er like fullt eksempler. I Rettleiar til offentleglova punkt 7.2.2.1 er det nettopp slått fast at det samme gjelder for «andre dokument som blir utveksla i samband med saker som regjeringa handsamar». Departementet nevner for øvrig at Sivilombudsmannen (nå Sivilombudet) ved flere anledninger har lagt til grunn at unntaket for organinterne dokumenter gjelder for regjeringen som ett organ også i saker som ikke gjelder regjeringskonferanser. I Ombudsmannens sak 2010/ 417, som gjaldt krav om innsyn i en interdepartemental rapport utarbeidet som saksgrunnlag for regjeringens svar til Stortinget, heter det at «Regjeringa må reknast som eitt organ, jf. fråsegna i Ot.prp. nr. 102 (2004-2005) s. 131, der det å blir lagt til grunn at alle departementa som er involverte i eit felles utkast til dokument for regjeringa, må reknast som eitt og same organ. Departementet har derfor 2/4
heimel til a nekte innsyn i rapporten.» I sak 2020/ 4858, som gjaldt krav om innsyn i dokumentasjon oversendt fra Statsministerens kontor til Koronakommisjonen, hadde Sivilombudsmannen ingen merknader til at det ble gjort unntak fra innsyn for 14 dokumenter på bakgrunn av at dette var korrespondanse innad i regjeringen. Til punkt 3.5 om tiltak for å bedre statsforvaltningens praktisering av offent- leglova Riksrevisjonen er kritisk til Justis- og beredskapsdepartementets oppfølgning av anbe- falingene i Dokument 3:10 (2016-2017) nr det gjelder tiltak for a bedre statsforvalt- ningens etterlevelse av offentleglovas prinsipper og krav til journalføring og innsyn. Til dette vil departementet minne om at det her, som for annen generell lovgivning, må skilles mellom lovgivningsansvar og ansvaret for at loven følges. Justis- og beredskaps- departementet har ansvaret for loven, og bidrar i forlengelsen av dette også med betydelig veiledning mv. om hvordan loven er å forstå. Det er imidlertid hvert enkelt offentlige organ (departement, direktorat osv.) som har ansvaret for at de anvender loven riktig, akkurat som de må følge forvaltningsloven og andre generelle lover. Justis- og beredskapsdepartementet har ikke ansvar for om andre følger lovens prinsipper og krav. Justis- og beredskapsdepartementet kan ikke slutte seg til det som sies i punkt 3.5 andre avsnitt, på side 9, i dokumentet datert 26. oktober. Her heter det at Riksrevisjonen mener tiltak beskrevet av departement «ikke utgjør nye og målrettede tiltak for bedre etterlevelse av offentleglova i statsforvaltningen som helhet.» Fra Riksrevisjonens rapport i Dokument 3:10 (2016-2017) forelå, har departementets veiledning og opplæring overfor sentralforvaltningen økt. Det ble imidlertid ikke vurdert som hensiktsmessig a etablere noen helt nye tiltak, siden departementet allerede ga veiledning og opplæring (interne og eksterne kurs, løpende veiledning i enkeltsaker osv.), men heller a forsterke eksisterende tiltak og gjøre dem mer målrettet mot de utfordringene Riksrevisjonen hadde pekt på. Det er vanskelig a se at det er kritikkverdig a velge en slik løsning fremfor nodvendigvis a finne på noe helt nytt. De interne tiltakene for a sikre bedre etterlevelse av offentleglova og arkivregelverket, gikk blant annet ut pa a tydeliggjore at eventuelle forhåndklassifiseringer som den klare hovedregelen bare skal gjøres på journalpostnivå, ikke for hele saker, og på å klargjøre nærmere hvilke dokumenter som skal journalføres og arkiveres. Dette ble satt i verk som en direkte følge av rapportene fra Riksrevisjonen og Pressens offentlighetsutvalg, og det medførte blant annet at tallet på forhåndsklassifiseringer i Justis- og beredskapsdepartementet gikk sterkt ned, og til en bedret dokumentfangst. Disse tiltakene ble også formidlet til andre departementer, blant annet Kommunal- og moderniseringsdepartementet, slik at tilsvarende tiltak kunne settes i verk også hos andre departementer. Som det går fram i punkt 3.3 i dokumentet fra Riksrevisjonen, har prosentdelen av forhåndsunntatte journalposter gått ned for departementene. Etter vår vurdering må dette ses som nye og målrettede tiltak for bedre etterlevelse av regelverket i statsforvaltningen. 3/4
Opplæringen på introduksjonskurs m.m. og veiledning i andre sammenhenger ble tilpasset funnene i de nevnte rapportene, blant annet med vekt på hva som omfattes av offentleglovas virkeområde og journalføringsplikten. Tiltakene ble dermed gjort mer målrettede for asikre bedre etterlevelse av regelverket i statsforvaltningen, slik Riksrevisjonen etterlyser. Justis- og beredskapsdepartementet har ellers veiledet og veileder om offentleglova og innsynsregelverket ellers i en rekke sammenhenger, blant annet ved at medarbeidere stiller på Juristkongress og andre arrangementer i regi av Juristenes utdanningssenter, deltakelse på andre faglige fora som Norsk Arkivråd, kurs og innlegg for enkeltorganer og ved en omfattende løpende veiledning. Offentleglova og tilhørende regelverk er et av de rettsområdene der Justis- og beredskaps- departementet gir andre departementer og øvrige organer aller mest veiledning, både gjennom kursvirksomhet og gjennom aveilede når de har spørsmål i deres løpende saker. Det brukes betydelige ressurser på dette. Når det gjelder oppfølgingen av evalueringen av offentleglova, ble det fra desember 2017 til januar 2018 gjennomført en departementsforeleggelse av mulige forslag til endringer i offentleglova og tilknyttet regelverk. Dette ble gjort på bakgrunn av evalueringen og høringen av evalueringsrapporten. I hvilken grad det skal gås videre med slike endringsforslag, er et politisk spørsmål. Flere av temaene som har vært tatt opp i forbindelse med evalueringen eller høringen av evalueringsrapporten, har også vært fulgt opp gjennom separate prosesser. Dette gjelder blant annet spørsmålet om innsyn i elektroniske kalenderinnføringer, som var en del av en høring i 2018. Med hilsen ccltd Emilie Enger Mehl 4/4
Vedlegg 7: Riksrevisjonens brev til statsråden i Kulturdepartementet
Postadresse Kontoradresse Telefon E-post Nettside Bankkonto Org.nr. Vår saksbehandler Knut Aarhus22241424 Vår dato Vår referanse 27.10.2021 2021/00124-112 Deres dato Deres referanse KULTURDEPARTEMENTET ATT: Statsråd Anette Trettebergstuen Oversendelse av Dokument 3:x - Riksrevisjonens oppfølging av Dokument 3:10 (2016- 2017) om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning Vedlagt oversendes utkast til Dokument 3:X(2021–2022) Riksrevisjonens oppfølging av Dokument 3:10 (2016– 2017) om ark ivering og åpenhet i statlig forvaltning. Dokumentet er basert på rapport oversendt Justis- og beredskapsdepartementet ved vårt brev 1. september, og på departementets svar 13. september 2021. Undersøkelsen var opprinnelig planlagt rapportert i Dokument 3:1 (2021 –2022) Riksrevisjonens oppfølging av forvaltningsrevisjoner som er behandlet av Stortinget, men riksrevisorkollegiet har besluttet å rapportere den i et eget dokument 3. Statsråden bes redegjøre for hvordan departementet vil følge opp Riksrevisjonens merknader og anbefaling, og eventuelt om departementet er uenig med Riksrevisjonen. Departementets oppfølging vil bli sammenfattet i det endelige dokumentet til Stortinget. Statsrådens svar vil i sin helhet bli vedlagt dokumentet. Det bes om at svaret oversendes som pdf lagret fra Word, ikke skannet som bilde, slik at innholdet kan gjøres tilgjengelig for alle i samsvar med krav til universell utforming. Likelydende brev er sendt til statsministeren og statsrådene i Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet. Svarfrist: 12. november 2021. For riksrevisorkollegiet Per-Kristian Foss riksrevisor Vedlegg: Utkast til Dokument 3:X(2021–2022) Riksrevisjonens oppfølging av Dokument 3:10 om ark ivering og åpenhet i statlig forvaltning.
Side 2 av 2
Brevet er godkjent og ekspedert digitalt.